Dokumentacja maszyny – czego najczęściej brakuje podczas audytu bezpieczeństwa?

Dokumentacja maszyny jest jednym z ważnych źródeł informacji podczas oceny jej bezpieczeństwa. Pozwala poznać przeznaczenie maszyny, sposób jej użytkowania, zastosowane rozwiązania techniczne oraz zasady bezpiecznej obsługi.

W praktyce problemem nie zawsze jest całkowity brak dokumentacji. Często dokumenty istnieją, ale są niekompletne, nieaktualne albo nie odpowiadają rzeczywistemu stanowi maszyny.

Dotyczy to szczególnie starszych maszyn, urządzeń kupowanych jako używane oraz maszyn, które przez lata były modernizowane lub przebudowywane.

Dokumentacja techniczna producenta a dokumentacja dostępna u użytkownika

Na początku warto rozróżnić dwa zagadnienia.

W przypadku maszyn wprowadzanych do obrotu zgodnie z przepisami dotyczącymi oceny zgodności producent jest odpowiedzialny za sporządzenie wymaganej dokumentacji technicznej. Nie oznacza to jednak, że użytkownik maszyny musi posiadać pełną dokumentację techniczną producenta obejmującą wszystkie materiały konstrukcyjne, obliczenia czy dokumenty projektowe.

Użytkownik powinien natomiast posiadać informacje i dokumenty niezbędne do bezpiecznej eksploatacji maszyny oraz dokumentację wynikającą z jego własnych obowiązków i zmian wprowadzanych podczas użytkowania.

Dlatego podczas audytu zakres wymaganych dokumentów powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem m.in. wieku maszyny, jej pochodzenia, przeznaczenia oraz historii wykonanych modernizacji.

1. Brak instrukcji lub instrukcja nieodpowiadająca rzeczywistej maszynie

Jednym z podstawowych dokumentów jest instrukcja dotycząca użytkowania maszyny.

Problem pojawia się, gdy:

• instrukcji nie ma,
• dostępna jest tylko instrukcja w niewłaściwej wersji językowej,
• dokument dotyczy innego wariantu maszyny,
• w maszynie dokonano zmian, których instrukcja nie uwzględnia,
• opisane zasady obsługi nie odpowiadają rzeczywistemu sposobowi użytkowania.

W przypadku maszyn wielokrotnie modernizowanych może się zdarzyć, że dokumentacja opisuje pierwotną konfigurację urządzenia, podczas gdy jego rzeczywista konstrukcja i sposób działania są już inne.

2. Brak aktualnych schematów

Schematy elektryczne, pneumatyczne czy hydrauliczne są szczególnie istotne podczas diagnostyki, konserwacji oraz oceny zastosowanych rozwiązań związanych z bezpieczeństwem.

Podczas audytu można spotkać sytuację, w której schemat istnieje, ale nie uwzględnia późniejszych zmian.

Przykładowo w maszynie wymieniono sterownik, dodano kurtynę świetlną albo zmieniono obwód zatrzymania, ale zmiany nie zostały naniesione na dokumentację.

W takiej sytuacji samo posiadanie schematu nie oznacza jeszcze, że dokumentacja prawidłowo opisuje maszynę.

3. Brak informacji o wykonanych modernizacjach

Starsza maszyna może przejść w okresie eksploatacji wiele zmian.

Wymieniane są napędy, sterowniki, falowniki i elementy pneumatyki. Dodawane są osłony, blokady, kurtyny świetlne, skanery czy urządzenia zatrzymania awaryjnego. Może zmienić się także technologia albo sposób obsługi maszyny.

Jeżeli takich zmian nie dokumentowano, po kilku latach trudno jednoznacznie ustalić:

• jaki był ich zakres,
• kiedy zostały wykonane,
• jak wpłynęły na bezpieczeństwo,
• czy po ich wykonaniu przeprowadzono odpowiednie sprawdzenia,
• czy dokumentacja została zaktualizowana.

Dlatego historia modernizacji może być istotnym elementem oceny rzeczywistego stanu maszyny.

4. Brak lub nieaktualna ocena ryzyka

Ocena ryzyka pozwala zidentyfikować zagrożenia związane z maszyną oraz dobrać odpowiednie środki ograniczające ryzyko.

Nie należy przy tym analizować wyłącznie normalnego cyklu produkcyjnego.

W zależności od maszyny konieczne może być uwzględnienie również takich czynności jak:

• ustawianie i przezbrajanie,
• czyszczenie,
• konserwacja,
• usuwanie zakleszczeń,
• diagnostyka,
• regulacja,
• prace serwisowe.

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, gdy maszyna została zmodyfikowana, a wcześniejsza analiza ryzyka nie uwzględnia wprowadzonych zmian.

5. Brak dokumentacji funkcji bezpieczeństwa

W maszynach wykorzystujących układy sterowania związane z bezpieczeństwem istotne jest ustalenie, jakie funkcje bezpieczeństwa zostały przewidziane i w jaki sposób są realizowane.

Przykładem może być zatrzymanie niebezpiecznego ruchu po:

• otwarciu osłony,
• przerwaniu kurtyny świetlnej,
• zadziałaniu urządzenia ochronnego,
• użyciu urządzenia zatrzymania awaryjnego.

Samo zastosowanie komponentu oznaczonego jako „safety” nie jest wystarczającym potwierdzeniem prawidłowości całej funkcji bezpieczeństwa.

W przypadku projektowania według PN-EN ISO 13849-1 znaczenie ma cały system realizujący funkcję bezpieczeństwa – od elementu wejściowego, przez część logiczną, aż po element wykonawczy.

6. Brak dokumentów potwierdzających przeprowadzone sprawdzenia

W zależności od rodzaju maszyny, zastosowanych zabezpieczeń oraz warunków użytkowania istotne mogą być również wyniki przeprowadzonych kontroli, prób lub pomiarów.

Przykładem są sytuacje, w których bezpieczeństwo zależy od czasu zatrzymania niebezpiecznego ruchu.

Jeżeli kurtyna świetlna lub inne urządzenie ochronne zostało umieszczone w określonej odległości od strefy niebezpiecznej, rzeczywisty czas zatrzymania maszyny może mieć bezpośredni wpływ na ocenę prawidłowości tego rozwiązania.

7. Brak deklaracji zgodności lub problem z identyfikacją maszyny

W przypadku maszyn objętych odpowiednimi przepisami dotyczącymi oceny zgodności podczas audytu warto również zweryfikować dostępność właściwej deklaracji oraz oznakowanie maszyny.

Nie można jednak automatycznie wymagać takiego samego zestawu dokumentów od każdej maszyny znajdującej się w zakładzie.

Znaczenie mają m.in.:

• rok produkcji i wprowadzenia maszyny do obrotu,
• jej pochodzenie,
• sposób nabycia,
• przeznaczenie,
• historia zmian i modernizacji.

Dlatego brak konkretnego dokumentu należy zawsze oceniać w odniesieniu do sytuacji prawnej i historii danej maszyny.

8. Dokumentacja nie odpowiada rzeczywistemu stanowi maszyny

To jeden z najważniejszych problemów ujawnianych podczas audytów.

Dokumentacja może być obszerna i pozornie kompletna, ale jeśli nie opisuje aktualnego stanu urządzenia, jej wartość jest ograniczona.

Dlatego podczas audytu warto porównać dokumenty z tym, co rzeczywiście znajduje się na hali.

Należy sprawdzić m.in., czy zastosowane zabezpieczenia, układ sterowania, tryby pracy i sposób działania maszyny odpowiadają dostępnej dokumentacji.

Nie tylko pytanie „czy dokument jest?”

Ocena dokumentacji nie powinna sprowadzać się do sprawdzania kolejnych pozycji na liście.

Ważniejsze są dwa pytania:

Czy dostępna dokumentacja jest odpowiednia dla tej konkretnej maszyny oraz czy opisuje jej aktualny stan i pozwala na bezpieczne użytkowanie?

Dopiero zestawienie dokumentacji ze stanem technicznym maszyny i rzeczywistym sposobem jej eksploatacji pozwala zidentyfikować braki wymagające uzupełnienia.

Audyt dokumentacji maszyny

Audyt bezpieczeństwa może pomóc ustalić, jakie dokumenty są dostępne, czego brakuje oraz gdzie występują rozbieżności pomiędzy dokumentacją a rzeczywistym stanem maszyny.

Jest to szczególnie istotne w przypadku maszyn starszych, używanych oraz wielokrotnie modernizowanych.

Celem nie powinno być jednak samo „skompletowanie segregatora”. Dokumentacja powinna przede wszystkim wspierać bezpieczną eksploatację maszyny oraz umożliwiać właściwą ocenę zastosowanych rozwiązań.